Skip to main content

Spaning: Vi är alla olika – låt det förbli så

För en tid sedan samtalade jag med en bekant som arbetat på ett större företag med dess digitala infrastruktur. Företaget höll på att införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt där alla arbetsplatser såg exakt likadana ut och inga personliga tillhörigheter fick finnas ute i kontorslandskapet. Vid dagens slut skulle eventuella egna föremål låsas in i ett skåp, ungefär som det fungerar på en del skolor. En särskild projektledare hade hyrts in för att säkerställa implementeringen av det nya arbetssättet och för hen var det A och O att alla platser var identiska. Gjordes det några undantag så förlorades hela poängen menade hen, med företagsledningens välsignelse.

Min bekant hade på grund av ryggproblem fått en speciell arbetsstol till en inte obetydlig kostnad för arbetsgivaren. Den inhyrda projektledaren kunde dock inte acceptera att min bekant fick ha den på en viss plats i landskapet. Det skulle nämligen bryta mot regeln att någon inte fick ”paxa” en viss plats. Hen ifrågasatte även om det verkligen behövdes en särskild arbetsstol. Kanske var det så att nyttan av att min bekante inte ha smärtor var mindre än nyttan av att alla hade exakt likadana stolar.

Kompromissen blev att min bekant varje morgon fick ”checka ut” sin stol i vaktmästeriet och sedan rulla den till någon ledig plats. Vid arbetsdagens slut skulle stolen sedan ”checkas in”. Allt detta besvär för att alla arbetsplatser skulle kunna vara exakt lika. Min bekant sade strax efter detta upp sig och arbetsgivaren blev stående med en dyr stol till ingen nytta.

Poängen med denna historia är inte att ifrågasätta konsulter vars modeller krockar med verkligheten. Poängen är att ifrågasätta tankesättet att alla människor fungerar på samma sätt och därför bör arbeta på samma sätt. Tvärtom är det så att människor fungerar lika, trivs med olika arbetssätt och är mest produktiva om de får arbeta på ett visst sätt. Åtminstone det sista borde vara viktigt för olika arbetsgivare.

Carl Melin, forskningsledare på Futurion

Fler exempel

Det finns flera exempel på där nya arbetssätt tvingats på medarbetare utan att det funnits någon större förståelse vare sig för dem eller för deras arbetsuppgifter. För ett antal år sedan införde Lunds universitet öppna landskap. Huvuddelen av forskarna – som ville arbeta helt ostört – och dessutom hade en massa papper och böcker framme valde då att börja arbeta på distans. Det uttalade syftet – att forskarna skulle ha ett större utbyte med varandra – fick motsatt effekt. På sjukhuset Nya Karolinska i Stockholm har man i de nya lokalerna också låtit bli att bygga egna arbetsrum. När ledningen insåg att det kanske inte var jättebra att låta läkarna ge cancerbesked eller ta andra känsliga samtal i ett öppet landskap slutade det med att sjukhuset nu långtidshyr ett antal rum på ett närliggande hotell. Något som vare sig är rimligt för läkarna eller kostnadseffektivt för sjukvården.

Det som förenar exemplen ovan är de öppna landskapen, som de senaste åren varit den rådande modellen för många arbetsplatser. Men egna kontorsrum är inte heller alltid bra för alla människor och arbetsuppgifter. Vi är helt enkelt olika och vi arbetar på olika sätt.

Pandemin och det ökade distansarbetet tydliggör detta ytterligare. En del arbetstagare har uppfattat distansarbetandet som frustrerande och energilöst. Men många andra menar att de kunnat arbeta väldigt mycket mer effektivt när de kunnat sitta ostört i bostaden. Och även om det är anekdotiskt har jag de sista veckorna träffat flera som börjat jobba ”på jobbet” några dagar i veckan men som menar att de egentligen inte får så mycket gjort på kontoret. De uppskattar att träffa kollegor och kunna ha en del fysiska möten. Men de menar att själva ”jobbandet” får de göra de dagar de sitter på distans. Helt korrekt är inte dock inte den bilden. Att socialisera med kollegor och andra ÄR en viktig del av arbetet. Att arbeta är lite mer än att bara ”leverera”. Så kanske är det inte helt orimligt att en del arbetsdagar sker på kontoret och är mer sociala medan andra sker i bostaden och är lite mer produktiva.

Alla är olika

Det är inte särskilt förvånande att pandemin satte fokus på att människor fungerar olika. Redan långt tidigare kunde det konstateras att övergången från att kontorsanställda hade egna rum, till att sedan få bestämda platser i ett kontorslandskap till så kallade aktivitetsbaserade arbetsplatser där man flyttar runt inte alltid fungerat särskilt bra. Arbetsgivaren har sparat pengar på minskade lokalkostnader men den ökande interaktiviteten och kreativiteten har ofta uteblivit. Samtidigt har de personer som har svårt att koncentrera sig om de inte får arbeta ostört tappat väldigt mycket av sin produktivitet. Forskningen är tydlig med att det tar ganska många minuter innan du återfått fokus på dina arbetsuppgifter efter det att du har blivit avbruten. Samtidigt finns det också människor som verkligen vill arbeta aktivitetsbaserat i öppna landskap. Då är det förmodligen det som är bäst för dem. Både regeln ”alla ska arbeta aktivitetsbaserad” och regeln ”alla ska arbeta i ett eget rum” är ganska korkade. Regeln borde något i stil med ”alla ska arbeta på det sätt som fungerar bäst för den”.

Många chefer och arbetsgivare har en utgångspunkt i att människor måste ”passa in” eller att ”på vår arbetsplats jobbar vi på det här sättet”. Det är ett ganska kortsiktigt perspektiv då det fokuserar på HUR och VAR man arbetar i stället på VAD som åstadkoms. En klok arbetsgivare förstår att människor fungerar olika och att olika typer av arbetsuppgifter fungerar olika bra i olika miljöer. Kreation fungerar bäst i social interaktion med andra medan koncentration fungerar bäst ostört. Ändå vill många chefer att alla – oavsett arbetsuppgifter eller personliga egenskaper – ska arbeta på samma sätt.

Framtidens modell för arbetslivet är inte på distans och inte heller aktivitetsbaserat. Framtiden ligger i att utnyttja alla människors förmågor på deras villkor. En bra chef är den som ger medarbetarna bäst förutsättningarna för att vara sina ”bästa jag”. En del kommer då att vilja arbeta på ett visst sätt medan andra vill göra det på ett helt annat sätt. De arbetsgivare som inte förstår detta kommer både att ha mindre produktiva arbetstagare och ha svårare att rekrytera. Därför att människor arbetar sämre när de inte trivs på jobbet.