Det stora experimentet med hemmaarbete innebär ett paradigmskifte för kontorsarbetaren, både vad gäller arbetsplats och arbetsformer. Kontorets utformning har stor betydelse för såväl trivsel som effektivitet och kreativitet – frågan är vilka förändringar vi kommer se när pandemin är över och vad de får för konsekvenser. Läs arkitekten, forskaren och kontorsexperten Christina Bodin Danielssons framtidsspaning i Futurions serie om livet efter pandemin.
Den omställning kontorsarbetet genomgått under coronakrisen är så pass omfattande att det talas om ett paradigmskifte med påverkan på såväl arbetsaktivitet och organisering som samarbetsformer. Det får konsekvenser för kontorsbehov, resursutnyttjande och synen på medarbetare och organisation.
Christina Bodin Danielsson
De två största förändringarna är dels övergången till långvarigt hemarbete, att kontorsarbetsplatsen, en miljö som ”ägs” och kontrolleras av arbetsgivaren, flyttat till den anställdes privata hem, dels att arbete hemma gått ifrån att vara en personalförmån inom ett fåtal branscher till att bli ett naturligt inslag i kontorsarbete.
Då distansarbete introducerades på 1990-talet låg fokus på att minska restiden till jobbet varför det kallades telependling (från engelskans telecommuting). Det stora genombrottet uteblev dock då av flera skäl, bland annat en rädsla hos organisationer att tappa kontrollen över sin personal, minskad produktivitet och att den digitala tekniken satte hinder. Genombrottet kom nu istället då man tvingats till hembaserat arbete, samtidigt som den tekniska utvecklingen har gjort distansarbete enklare.
Ny syn på kontoret och och kontorsbehovet
Det digitaliserade kontorsarbetet inbegriper idag även de sociala delarna av kontorsarbetet, såsom samarbete och projektarbete, något som förut mest internationella organisationer, IT-företag och forskare tillämpat. Att kontorsarbetet i hög grad sker utanför kontoret och att gemensamma arbetsmoment digitaliserats kommer troligen få stor påverkan för framtida kontorsarbete eftersom dessa båda förändringar förväntas bestå och bli naturliga inslag.
”Ett framtida växelnyttjande av lokalerna inom delar av organisationer
för att kunna dra ner på kontorsytan är sannolikt.”
Med det Covid19-säkrade kontorsarbetet har en ny syn på kontoret och organisationers kontorsbehov utvecklats. Under pandemin har organisationer schemalagt kontorsnyttjandet för att undvika trängsel och reducera smittspridning. Ett framtida växelnyttjande av lokalerna inom delar av organisationer för att kunna dra ner på kontorsytan är sannolikt. Till detta kommer frågan om lokalisering. Är ett centralt kontorsläge lika viktigt som innan, eller är flera lokala kontorssatelliter nära personalens bostad eller marknaden mer lämpligt, eller kanske en kombination?
I en föränderlig värld är hög flexibilitet viktigt, varför det istället för eget kontor kan vara bättre med coworking, det vill säga att hyra in sig i ett kontorskollektiv med flera andra verksamheter i samma lokal. Denna nya syn på kontoret som pandemin inneburit kommer troligen inte bara få konsekvenser för arbetssätt och organisering av arbete inom företag, utan också påverka kontorsmarknaden.
Direkt påverkan på hälsa och välbefinnande
Att coronakrisen innebär ett paradigmskifte för kontorsarbete framstår som allt tydligare, men faktum är att dess konsekvenser för medarbetare och organisationer i hög grad fortfarande är ovissa. Det är en ny situation och forskning saknas, samtidigt som organisationer har tvingats till ett ad hoc-lösningar för att covidsäkra sitt arbetssätt. Detta sammantaget med vetskapen om arbetsplatsens stora betydelse i många människors liv och dess direkta påverkan på hälsa och välbefinnande gör kunskap om konsekvenserna för kontorsarbetet angeläget. En stor del av människors sociala liv och identitet är kopplat till arbetet, och kontorsmiljön i sig, genom miljöfaktorer och arkitektonisk gestaltning, har en påverkan både för detta och för produktivitet och innovationskraft.
Min egen forskning visar att kontorsarkitekturen påverkar såväl medarbetares syn på arbetsplats och organisation, som ledarskap och konflikter på kontorsarbetsplatsen. Förutom välbefinnande, visar kontorsforskning också att fysiskt möta och samarbeta med kollegor påverkar informationsutbytet. Kontorsmiljön bestämmer såväl vilka vi möter och antal möten, som deras kvalitet och effektivitet.
”Kontorsmiljön bestämmer vilka vi möter och
antal möten, deras kvalitet och effektivitet.”
Hur smittsäkrat kontorsarbete påverkar dessa organisatoriskt viktiga faktorer vet vi fortfarande inte idag. Det gäller bland annat kontorsarkitektur som främjar smittsäkert beteende , då vi idag endast vet att smittspridning ökar med antal personer/m2. Konsekvensen av långvarigt hembaserat arbete är också okänd. Tidigare forskning visar dock att distansarbete kan bidra till ensamhet och social isolering, med förhöjd risk för mental ohälsa och sjukskrivning, samt passiv livsstil och stillasittande som har ett flertal negativa hälsoeffekter.
Minskat engagemang men högre produktivitet
Man har även funnit att distansarbete kan leda teknikstress och missnöje med sitt arbete, samt minskat engagemang och lojalitet med arbetsplatsen. Samtidigt, vet vi att distansarbete med rätt förutsättningar främjar både produktivitet och egen kontroll. Det medger pauser vid behov samt även utomhusarbete, vilket identifierats som en potentiell friskfaktor inom arbetslivsforskning då utomhusvistelses hälsoeffekter är välbelagt.
Avslutningsvis är faktum att coronapandemin utifrån ett kontorsperspektiv i hög grad utgör ett stort experiment vars utfall i hög grad är okänt. Vilken påverkan den omfattande omställning pandemin innebär på lång sikt för kontorsarbetet och kontoret i sig vet vi inte. Allt talar dock för att vi kommer att se ett tydlig pre- och post-Covid-19 när det gäller kontor.
Christina Bodin Danielsson är arkitekt och docent i arkitektur vid KTH, med inriktning på interaktionen människa-miljö. Hon har forskat mycket om hur den fysiska kontorsmiljön påverkar välbefinnande och beteenden på arbetsplatsen.
Läs fler spaningar om hur framtiden ändras av pandemin:
Dalia Eid: Framtidens chef måste få bättre förutsättningar
Karl Hallding, SEI: Världen står vid ett vägskäl – fyra geopolitiska scenarier
Anna Wieslander: Den enda vägen framåt är samarbete
Katarina Gidlund: Ett år av tvångsdigitalisering
Markus Kallifatides: Chans till omtag för att minska klassklyftorna
Kristin Heinonen: Att vara eller inte vara – på kontoret
Tove Ahlström: En surfbräda byggd av disruptiva innovationer och jämlikhet
Johan von Essen och Magnus Karlsson: Kommer svenskarna hitta tillbaka till föreningarna?
Nicklas Berild Lundblad: Säsong 2 i tv-serien om Sverige